Vacature: Office Manager

Het Leiden International Film Festival biedt een breed scala aan filmvertoningen, evenementen en specials op bijzondere locaties in Leiden. Om de operationele en administratieve processen binnen het team soepel te laten verlopen, zijn we op zoek naar een gestructureerde en proactieve Office Manager. Wil je deel uitmaken van een gedreven en enthousiast team en je bijdrage leveren aan het gaafste evenement van Leiden? Lees dan hieronder meer over de openstaande functie.

Als deze rol je aanspreekt, stuur dan je motivatiebrief en CV (als PDF) naar [email protected] met als onderwerp ‘Sollicitatie Sponsor- en Partnerwerver LIFF’. Reageren kan tot en met 24 maart 9:00. We kijken uit naar je reactie!

LIFF is een veelzijdig, 11-daags filmfestival dat een podium biedt aan onafhankelijke films, opkomende filmmakers en gewaagde specials. Als organisatie streven we ernaar unieke ervaringen te bieden, zoals filmvertoningen op unieke locaties zoals zwembaden of openbare pleinen. Met een team van zo’n veertig toegewijde crewleden en de steun van 170 enthousiaste vrijwilligers, werken we samen om van het festival een groot succes te maken. Diversiteit, inclusie en persoonlijke ontwikkeling staan centraal binnen onze organisatie.

Als Office Manager ben jij de spil in de organisatie en ondersteun je het kernteam bij operationele, administratieve, organisatorische en personeelsgerelateerde processen. Je bewaakt planningen en deadlines, stroomlijnt interne communicatie en draagt bij aan een efficiënte werkstructuur. Dankzij jouw inzet lopen de interne processen soepel, waardoor het festivalteam optimaal kan presteren.

Je hebt een scherp oog voor detail, denkt oplossingsgericht en houdt overzicht over de lopende werkzaamheden. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen, ondersteunt het bestuur en zorgt ervoor dat contracten en personeelszaken goed geregeld zijn.

De office manager houdt zich onder andere bezig met de volgende werkzaamheden:

• Planning en deadlinebewaking: beheren van de jaarplanning en bewaken van deadlines voor alle afdelingen.
• Interne communicatie: organiseren van kernteammeetings, notuleren en verspreiden van actiepunten, en coördineren van interne nieuwsbrieven.
• Bestuurlijke ondersteuning: voorbereiden van bestuursvergaderingen, opstellen van beleidsplannen en beheren van contracten.
• Personeelszaken: ondersteunen bij werving en selectie, beheren van personeelsadministratie, en verzorgen van onboarding van nieuwe medewerkers.
• Contractbeheer: beheren van contracten met leveranciers, partners en medewerkers, en bewaken van verplichtingen en deadlines.
• Optimalisatie van kantoororganisatie: initiëren en implementeren van verbeteringen in interne processen en procedures.
• Evenementenondersteuning: beheren van gastenlijsten en coördineren van uitnodigingen voor speciale evenementen zoals besloten openingen en crewbijeenkomsten.
• Operationele ondersteuning: beheren van de algemene inbox en opvolgen van binnenkomende vragen.
• Evaluatie en procesverbetering: analyseren en optimaliseren van interne workflows en werkmethoden.

Ben jij de office manager die structuur brengt in een dynamische festivalomgeving? Stuur je motivatiebrief en CV naar [email protected] onder vermelding van ‘Sollicitatie Office Manager LIFF’. Reageren kan tot en met 24 maart 09:00.  Gelieve je motivatiebrief en CV toe te voegen als PDF.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op maandag 31 maart.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met festivaldirecteur Ratna Lachmansingh via [email protected].

We streven naar een divers en inclusief team. Kandidaten die de diversiteit van ons team versterken, worden van harte uitgenodigd om te solliciteren.